Les dépenses liées à l’impression figurent parmi les postes budgétaires les plus sous-estimés des entreprises françaises. Pourtant, les chiffres parlent d’eux-mêmes : le coût d’impression peut représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une organisation, et près de 400 millions d’euros seraient gaspillés chaque année en France en impressions inutiles. Ces sommes ne tombent pas du ciel : elles résultent d’habitudes mal encadrées, d’équipements surdimensionnés et de consommables mal choisis. Voici cinq leviers concrets pour reprendre le contrôle de ces coûts souvent invisibles.
Table des matières
Identifier les coûts cachés de l’impression
Ce que révèlent vraiment les factures d’impression
La plupart des responsables financiers se concentrent sur le prix des cartouches et du papier. Pourtant, ces postes ne représentent qu’une partie de la réalité. Les coûts cachés de l’impression englobent une série de dépenses qui passent souvent sous le radar des tableaux de bord comptables.
- Le temps passé par les employés à gérer les pannes, installer des pilotes ou relancer des impressions bloquées
- La consommation électrique des appareils en veille ou en fonctionnement continu
- Les impressions jamais récupérées au bac de sortie
- Les coûts de stockage et d’archivage des documents imprimés
- Les interventions techniques facturées hors contrat de maintenance
Le gaspillage, premier poste invisible
Un employé imprime en moyenne 28 pages par jour, mais une étude sectorielle révèle que 20 % de ces impressions ne sont jamais lues. Ce chiffre, rapporté à l’ensemble d’une équipe sur une année, représente une dépense considérable en papier, en encre et en énergie. Le gaspillage n’est pas une fatalité : il est avant tout le symptôme d’une absence de politique d’impression clairement définie.
| Type de coût | Visibilité | Impact estimé |
|---|---|---|
| Consommables (encre, papier) | Élevée | 40 % du coût total |
| Maintenance et réparations | Moyenne | 25 % du coût total |
| Consommation électrique | Faible | 15 % du coût total |
| Temps de gestion du personnel | Très faible | 20 % du coût total |
Une fois ces coûts identifiés et cartographiés, il devient possible d’agir avec précision. Mais pour cela, encore faut-il disposer d’une vision claire de l’état réel du parc d’imprimantes en place.
Auditer votre parc d’imprimantes
Pourquoi un audit s’impose avant toute décision
Prendre des décisions d’achat ou de remplacement sans audit préalable revient à naviguer à l’aveugle. Un audit du parc d’impression permet de dresser un état des lieux précis : quels appareils sont utilisés, à quelle fréquence, par qui, et pour quel type de documents. Cette démarche est le point de départ incontournable de toute stratégie d’optimisation sérieuse.
Les étapes clés d’un audit efficace
Un audit bien conduit suit une méthodologie rigoureuse. Il ne s’agit pas d’un simple inventaire matériel, mais d’une analyse fonctionnelle et financière complète.
- Recenser tous les équipements d’impression (imprimantes individuelles, multifonctions, traceurs)
- Mesurer les volumes d’impression par appareil et par service
- Calculer le coût à la page pour chaque machine
- Identifier les appareils sous-utilisés ou en fin de vie
- Évaluer les contrats de maintenance en cours et leur pertinence
Un audit révèle souvent des surprises : des imprimantes individuelles dont le coût à la page dépasse largement celui d’un appareil partagé, ou des modèles anciens dont la consommation d’encre est deux à trois fois supérieure à celle des équipements récents.
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Epson EcoTank ET-2870 Imprimante à Réservoirs D’Encre | Maison & Petit Bureau | Wi-FI | A4 | Imprimer, Copier, Numériser | Écran LCD 3,7cm | Jusqu’à 3 Ans d’Encre InclusEcoTank offre une impression à domicile simple : les réservoirs d’encre ultra haute capacité sont facilement rechargeables et les bouteilles sont dotées d’un détrompeur pour ne plus se tromper de couleur en remplissant le réservoir. Cette imprimante multifonction vous permet d’économiser jusqu’à 90 % sur vos coûts d’impression* et elle est livrée avec jusqu’à 3 ans d’encre*. Un jeu de bouteilles d’encre permet d’imprimer jusqu’à 4 500 pages en monochrome et 7 500 pages en couleur*, soit l’équivalent de jusqu’à 72 cartouches d’encre !* Cette application vous permet de contrôler votre imprimante à partir de votre appareil mobile*. Vous pouvez imprimer, copier et numériser des documents et des photos, mais aussi configurer, surveiller et dépanner votre imprimante, et laissez libre cours à votre créativité grâce à une large gamme de modèles artistiques. Grâce à un écran couleur LCD de 3,7 cm, à un bac papier arrière de 100 feuilles, à l’impression photo sans marge (jusqu’à 10 × 15 cm) ainsi qu’à des vitesses d’impression pouvant atteindre 10 pages par minute*, vous pouvez effectuer rapidement plusieurs tâches en toute simplicité. * Voir epson.fr/ecotankfootnotes -
Brother MFC-J5010DW – Imprimante Jet d’Encre Multifonction de BureauImpression jusqu'à 28 images par minute Numérisation recto verso jusqu’à 30 images par minute Écran tactile couleur intuitif de 6,8 cm Wi‑Fi double bande (2,4 et 5 GHz), Gigabit Ethernet et USB Bac d’alimentation papier de 250 feuilles, fente d’alimentation manuelle et chargeur automatique de documents (ADF) de 50 feuilles, sortie papier de 150 feuilles Inclus cartouches d'encre d'une capacité allant jusqu'à 700 pages en noir et jusqu'à 450 pages en couleur Disponibles : Cartouches d’encre de très haute capacité, offrant jusqu’à 6000 pages en noir et jusqu'à 5000 pages en couleur -
EPSON WorkForce WF-3820DWF | Imprimante professionnelle 4-en-1 - Impression, Numérisation, Copie, Fax - WiFi Direct, Ethernet, 21ppm, PrecisionCore, ADF, Compacte - Idéale pour maison et bureauImpression A4 de qualité professionnelle: Conçue pour les travailleurs à domicile et les PME, cette multifonction A4 imprime, numérise et télécopie jusqu'au format A4. Dotée d'un chargeur de 35 pages, elle garantit des impressions de qualité laser grâce à la technologie PrecisionCore. Productivité accrue: Imprimez en A4 recto-verso avec des vitesses jusqu'à 21 ppm en noir et 10 ppm en couleur. L'écran tactile de 6,8 cm et l'interface intuitive rendent la navigation et l'utilisation simples et conviviales, augmentant ainsi l'efficacité. Impression rentable: Réduisez vos dépenses d'impression avec des cartouches individuelles 50 % plus efficaces que les tricolores. Disponibles en formats standard et XL, elles offrent jusqu'à 1 100 pages, un excellent rapport qualité-prix. Connectivité polyvalente: Imprimez sans fil depuis n'importe où au bureau grâce au Wi-Fi et Wi-Fi Direct. Les solutions mobiles Epson, comme Email Print et Scan-to-Cloud, facilitent le travail collaboratif et à distance. Compacte et complète: L'Epson WorkForce WF-3820DWF est un multifonction 4-en-1 compact offrant impression recto-verso, numérisation, copie et télécopie. Son design épuré et sa connectivité Ethernet en font un outil idéal pour tous les environnements professionnels.
Les outils pour mener cet audit
Des logiciels de gestion d’impression permettent de collecter automatiquement les données d’utilisation de chaque appareil connecté au réseau. Ces solutions offrent des tableaux de bord détaillés et facilitent la prise de décision. Pour les structures plus modestes, un tableur bien construit peut suffire à centraliser les informations essentielles.
L’audit pose les bases d’une rationalisation intelligente. Une fois les données en main, il est temps de revoir l’organisation même des équipements pour en tirer le meilleur parti.
Rationaliser l’utilisation des équipements
Mettre fin au mythe de l’imprimante individuelle
L’idée qu’un collaborateur gagne en productivité grâce à une imprimante personnelle est un mythe coûteux. Chaque imprimante individuelle génère des coûts fixes : maintenance, consommables spécifiques, consommation électrique. Mutualiser les équipements autour d’imprimantes partagées, idéalement des multifonctions performantes, permet de réduire significativement ces charges sans nuire à l’efficacité des équipes.
Instaurer une politique d’impression en entreprise
La rationalisation passe aussi par des règles claires, connues et appliquées par tous. Une politique d’impression bien définie peut inclure :
- L’impression recto-verso par défaut sur tous les appareils
- L’impression en noir et blanc comme mode standard, la couleur étant réservée aux besoins spécifiques
- La mise en place d’un système d’impression sécurisée nécessitant une authentification au moment de récupérer le document
- La sensibilisation régulière des collaborateurs aux éco-gestes liés à l’impression
Ces mesures simples peuvent réduire les volumes d’impression de 20 à 30 % selon les structures, sans investissement matériel supplémentaire.
Favoriser les alternatives numériques
La dématérialisation des documents internes, des comptes rendus de réunion, des notes de service ou des formulaires administratifs constitue un levier puissant. Chaque document non imprimé est une économie nette, sans compromis sur l’accessibilité de l’information dès lors que les outils numériques sont bien déployés.
Réduire les volumes d’impression est une chose. Mais lorsque l’impression reste nécessaire, le choix des consommables joue un rôle déterminant sur la facture finale.
Choisir des consommables adaptés et économiques
Cartouches d’encre : les alternatives compatibles
Les cartouches d’encre et toners de marque constructeur sont souvent vendus à des prix très élevés. Or, les cartouches compatibles ou remanufacturées offrent des performances comparables pour un coût sensiblement inférieur, parfois réduit de moitié. Il convient toutefois de s’approvisionner auprès de fournisseurs sérieux pour garantir la qualité d’impression et éviter d’endommager les têtes d’impression.
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HP 305 Noir et Trois Couleurs, Lot de 2 Cartouches Encre OriginalesImprimantes compatibles : HP DeskJet 2710 / 2720 / 2721 / 2722 / 2723 / 2724 / 4110 / 4120 / 4122 / 4130 HP Envy 6010 / 6020 / 6022 / 6030 / 6032 / 6420 / 6422 / 6430 / 6432 Rendement : 120 pages en Noir, 100 pages en Couleur (norme ISO/CEI 24711) Cartouches d'Encre HP Authentiques : fiabilité et qualité d'impression constante Couleurs : 1 x Noir et 1 x Couleur (cyan, magenta, jaune) Les cartouches d'encre HP authentiques sont fabriquées à partir de matériaux recyclés Recyclez vos cartouches gratuitement avec le programme HP Planet Partners. Eligible Instant Ink : Le forfait d’impression qui vous fait économiser sur l’encre. Vos cartouches HP livrées chez vous sans avoir à y penser, avant de tomber à court d’encre. En plus, Instant Ink est modulable et sans engagement (voir vidéo après les infographies) -
HP 305 Noir, Cartouche Encre OriginaleCompatible avec les séries d'imprimantes Deskjet 1200, DeskJet 2300 All-in-One, 2700 All-in-One, 2700e All-in-One, 2800 All-in-One, 2800e All-in-One, 4100e All-in-One, 4200 All-in-One, 4200e All-in-One, DeskJet Plus 4100 All-in-One, Envy 6000 All-in-One,6000e All-in-One, 6400e All-in-One, et Envy Pro 6400 All-in-One Rendement : 120 pages (norme ISO/CEI 24711) Cartouches d'Encre HP Authentiques : fiabilité et qualité d'impression constante Contenu de la boîte: une cartouche d'encre noir, originale Les cartouches d'encre HP authentiques sont fabriquées à partir de matériaux recyclés Recyclez vos cartouches gratuitement avec le programme HP Planet Partners. Eligible Instant Ink : Le forfait d’impression qui vous fait économiser sur l’encre. Vos cartouches HP livrées chez vous sans avoir à y penser, avant de tomber à court d’encre. En plus, Instant Ink est modulable et sans engagement (voir vidéo après les infographies) -
GoToners XL Compatible Cartouche pour Epson 604 604XL Encre pour XP-2200 XP-2205 XP-3200 XP-3205 XP-4200 XP-4205 WF-2910 WF-2930 WF-2950 (4 Noir, 2 Cyan, 2 Magenta, 2 Jaune)Nom du produit : GoToners Compatible cartouches d'encre pour Epson 604XL. Contenu du pack : 4 cartouches noires, 2 cyan, 2 magenta, 2 jaune, soit 10 cartouches d’encre. Cartouche d'encre compatible avec l'imprimante Epson Expression Home XP-2200 XP-2205 XP-3200 XP-3205 XP-4200 XP-4205, WorkForce WF-2910DWF WF-2930DWF WF-2935DWF WF-2950DWF. Rendement en pages : environ 600 pages par cartouche noire, 400 pages par cartouche couleur (couverture de 5%) Avec les cartouches d’encre de haute qualité GoToners, obtenez des rendements nets et précis pour des impressions réalistes et naturelles. Équipé de la dernière puce – compatibilité optimale avec toutes les imprimantes de la liste, y compris celles disposant du firmware mis à jour.
Le papier, un poste souvent négligé
Le choix du papier influe directement sur la qualité des impressions et sur les coûts. Un papier de grammage inadapté peut provoquer des bourrages fréquents, user prématurément les rouleaux d’entraînement et générer des impressions de mauvaise qualité nécessitant d’être relancées. Choisir un papier adapté à chaque usage — papier standard pour les documents internes, papier qualité pour les supports de communication — permet d’optimiser à la fois les coûts et la durée de vie des appareils.
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Amazon Basics Papier multi-usage A4 80g, carton de 5 ramettes de 500 feuillesLot de 5 ramettes (2500 feuilles) de papier multiusage pour une impression polyvalente de qualité supérieure Fonctionne avec les imprimantes à jet d'encre et laser, les photocopieurs et/ou les fax standards Poids : 12,5 kg (80 g/m²) - Format A4 (210 mm x 297 mm) Qualité archive sans chlore, idéal pour les grands volumes d'impression Papier certifié FSC (FSC N004130). Fabrication à partir de matériaux issus de forêts gérées de manière durable, de matériaux recyclés et/ou d’autres sources de bois contrôlées. -
Xerox Performer - Papier multifonction Blanc 80 g/m² A4 - Carton de 5 x 500 feuillesPapier pour impression laser et jet d'encre noir & blanc Excellente fiabilité Convient pour les copies hauts volumes, reprographie et impression Grammage : 80 gm ; Format : A4 -
Oxford Ramette de Papier Imprimante A4 Blanc Premium 500 Feuilles500 feuilles de ramette de papier à copies multifonction pour une impression de bonne qualité, polyvalente et sans bourrage Papier blanc lisse 80 g/m² pour impression couleur détaillée et contrastée Compatible avec les imprimantes laser et jet d’encre, les photocopieurs et les fax standards La surface lisse la rend adaptée à l'impression de toner couleur détaillée Ce produit est fabriqué en France
Comparer le coût à la page plutôt que le prix d’achat
L’erreur classique consiste à choisir une imprimante ou des consommables sur la base du prix d’achat initial. Le véritable indicateur de rentabilité est le coût à la page, qui intègre le prix du consommable et le nombre de pages qu’il permet d’imprimer.
| Type de cartouche | Prix moyen | Rendement (pages) | Coût à la page |
|---|---|---|---|
| Cartouche OEM standard | 25 € | 300 | 0,083 € |
| Cartouche OEM haute capacité | 38 € | 600 | 0,063 € |
| Cartouche compatible | 12 € | 400 | 0,030 € |
Une fois les consommables optimisés, il reste un dernier levier souvent sous-exploité : la maintenance des équipements, dont l’impact sur les coûts globaux est loin d’être négligeable.
Optimiser la maintenance du matériel d’impression
Prévenir plutôt que guérir
Une imprimante mal entretenue consomme davantage d’encre, produit des impressions de moins bonne qualité et tombe plus souvent en panne. La maintenance préventive — nettoyage régulier des têtes d’impression, vérification des rouleaux, mise à jour des pilotes — permet d’allonger significativement la durée de vie des appareils et de réduire les interventions techniques coûteuses.
Évaluer les contrats de maintenance
Les contrats de maintenance proposés par les constructeurs ou les revendeurs varient considérablement en termes de couverture et de coût. Avant de signer ou de renouveler un contrat, il est essentiel d’analyser :
- Le périmètre exact des interventions couvertes
- Les délais d’intervention garantis
- L’inclusion ou non des consommables dans le forfait
- Le coût annuel rapporté au volume d’impression réel
Un contrat mal calibré peut coûter plus cher qu’une gestion en régie, notamment pour les parcs de petite taille ou les appareils peu sollicités.
Former les utilisateurs pour réduire les incidents
Une part non négligeable des pannes et des dégradations résulte d’une mauvaise utilisation des appareils. Former les collaborateurs aux gestes de base — chargement correct du papier, remplacement des cartouches, signalement rapide des anomalies — réduit mécaniquement le nombre d’incidents et les coûts qui en découlent. Un utilisateur bien informé est le premier maillon d’une politique de maintenance efficace.
Maîtriser les coûts d’impression n’est pas une question de technologie de pointe, mais de méthode et de rigueur. Identifier les dépenses invisibles, auditer régulièrement le parc, mutualiser les équipements, choisir des consommables au meilleur rapport qualité-prix et entretenir correctement le matériel : ces cinq axes forment un ensemble cohérent qui peut générer des économies substantielles, souvent dès les premiers mois de mise en œuvre. Des ressources mieux gérées, c’est aussi une empreinte environnementale allégée — un bénéfice qui dépasse largement la seule dimension financière.
