Les dépenses liées à l’impression figurent parmi les postes budgétaires les plus sous-estimés des entreprises françaises. Pourtant, les chiffres parlent d’eux-mêmes : le coût d’impression peut représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une organisation, et près de 400 millions d’euros seraient gaspillés chaque année en France en impressions inutiles. Ces sommes ne tombent pas du ciel : elles résultent d’habitudes mal encadrées, d’équipements surdimensionnés et de consommables mal choisis. Voici cinq leviers concrets pour reprendre le contrôle de ces coûts souvent invisibles.
Table des matières
Identifier les coûts cachés de l’impression
Ce que révèlent vraiment les factures d’impression
La plupart des responsables financiers se concentrent sur le prix des cartouches et du papier. Pourtant, ces postes ne représentent qu’une partie de la réalité. Les coûts cachés de l’impression englobent une série de dépenses qui passent souvent sous le radar des tableaux de bord comptables.
- Le temps passé par les employés à gérer les pannes, installer des pilotes ou relancer des impressions bloquées
- La consommation électrique des appareils en veille ou en fonctionnement continu
- Les impressions jamais récupérées au bac de sortie
- Les coûts de stockage et d’archivage des documents imprimés
- Les interventions techniques facturées hors contrat de maintenance
Le gaspillage, premier poste invisible
Un employé imprime en moyenne 28 pages par jour, mais une étude sectorielle révèle que 20 % de ces impressions ne sont jamais lues. Ce chiffre, rapporté à l’ensemble d’une équipe sur une année, représente une dépense considérable en papier, en encre et en énergie. Le gaspillage n’est pas une fatalité : il est avant tout le symptôme d’une absence de politique d’impression clairement définie.
| Type de coût | Visibilité | Impact estimé |
|---|---|---|
| Consommables (encre, papier) | Élevée | 40 % du coût total |
| Maintenance et réparations | Moyenne | 25 % du coût total |
| Consommation électrique | Faible | 15 % du coût total |
| Temps de gestion du personnel | Très faible | 20 % du coût total |
Une fois ces coûts identifiés et cartographiés, il devient possible d’agir avec précision. Mais pour cela, encore faut-il disposer d’une vision claire de l’état réel du parc d’imprimantes en place.
Auditer votre parc d’imprimantes
Pourquoi un audit s’impose avant toute décision
Prendre des décisions d’achat ou de remplacement sans audit préalable revient à naviguer à l’aveugle. Un audit du parc d’impression permet de dresser un état des lieux précis : quels appareils sont utilisés, à quelle fréquence, par qui, et pour quel type de documents. Cette démarche est le point de départ incontournable de toute stratégie d’optimisation sérieuse.
Les étapes clés d’un audit efficace
Un audit bien conduit suit une méthodologie rigoureuse. Il ne s’agit pas d’un simple inventaire matériel, mais d’une analyse fonctionnelle et financière complète.
- Recenser tous les équipements d’impression (imprimantes individuelles, multifonctions, traceurs)
- Mesurer les volumes d’impression par appareil et par service
- Calculer le coût à la page pour chaque machine
- Identifier les appareils sous-utilisés ou en fin de vie
- Évaluer les contrats de maintenance en cours et leur pertinence
Un audit révèle souvent des surprises : des imprimantes individuelles dont le coût à la page dépasse largement celui d’un appareil partagé, ou des modèles anciens dont la consommation d’encre est deux à trois fois supérieure à celle des équipements récents.
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Epson Expression Home XP-2200 | Imprimante 3-en-1 - Impression, Numérisation, Copie - WiFi Direct, Ultra-compacte, Cartouches séparées, Facile à configurer, Encres abordablesFonctionnalité 3-en-1 élégante et raffinée: L'Epson Expression Home XP-2200 ultra-compacte combine impression, numérisation et copie en un seul appareil abordable, optimisant votre espace tout en offrant d'excellentes performances. Impression sans fil facile: Profitez de la flexibilité du Wi-Fi et du Wi-Fi Direct, permettant d'imprimer et de numériser sans fil depuis n'importe où dans la maison. Le XP-2200 offre des fonctions conviviales pour une impression à domicile transparente. Intégration des appareils intelligents: Utilisez votre smartphone ou tablette avec l'application Epson Smart Panel pour imprimer, numériser, et plus. Créez des livres photo, cartes de vœux et collages avec l'application Epson Creative Print. Des impressions abordables et éclatantes: Le jeu d'encres Epson Pineapple 604 garantit des impressions fiables et claires à un coût minimal. Combinant des encres noires à pigments et des encres couleur à colorants, il réduit les coûts d'impression. Flexible et efficace: Économisez de l'argent, de l'espace et du temps avec cette imprimante compacte tout-en-un. La XP-2200 est parfaite pour ceux qui recherchent une solution économique, moderne et intuitive produisant des impressions claires et éclatantes. Profitez de l'impression mobile avec le Wi-Fi et les applications Epson compatibles. -
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Imprimante multifonction Jet d’Encre A4 Expression XP-3200Élégant et discret - Ce modèle économique rassemblant les fonctions d’impression, de numérisation et de copie dans un seul appareil vous permet de gagner de l’espace. Facile à utiliser - Doté d’une gamme de fonctions essentielles et faciles à utiliser, le XP-3200 est également polyvalent puisque le Wi-Fi permet d’imprimer et de numériser sans fil. La fonctionnalité Wi-Fi Direct, quant à elle, vous permet d’imprimer directement depuis votre smartphone. Son écran LCD de 3,7 cm permet de copier et d’imprimer facilement sans ordinateur et d’imprimer en recto verso pour réduire la consommation de papier. Solutions sans fil - Imprimez, numérisez et bien plus encore, directement depuis votre téléphone ou tablette grâce à l’application Epson Smart Panel*. De plus, avec l’application Epson Creative Print, vous pouvez utiliser vos photos pour créer et imprimer des livres photo, des cartes de vœux, des collages et bien plus encore. Solutions sans fil - Imprimez, numérisez et bien plus encore, directement depuis votre téléphone ou tablette grâce à l’application Epson Smart Panel*. De plus, avec l’application Epson Creative Print, vous pouvez utiliser vos photos pour créer et imprimer des livres photo, des cartes de vœux, des collages et bien plus encore. 3 mois d’approvisionnement en encre offerts* avec l’abonnement ReadyPrint Flex - Nouveaux clients : vous pouvez bénéficier des 3 premiers mois offerts en vous inscrivant avec le code AMAZON3. Inscrivez-vous et économisez jusqu’à 70 %* sur les coûts de l’encre avec ReadyPrint Flex et ne soyez plus jamais à court d’encre. Vos niveaux d’encre sont vérifiés et de nouvelles encres sont envoyées directement chez vous, avant que vous ne soyez à court! *voir epson.fr/cartridgefootnotes
Les outils pour mener cet audit
Des logiciels de gestion d’impression permettent de collecter automatiquement les données d’utilisation de chaque appareil connecté au réseau. Ces solutions offrent des tableaux de bord détaillés et facilitent la prise de décision. Pour les structures plus modestes, un tableur bien construit peut suffire à centraliser les informations essentielles.
L’audit pose les bases d’une rationalisation intelligente. Une fois les données en main, il est temps de revoir l’organisation même des équipements pour en tirer le meilleur parti.
Rationaliser l’utilisation des équipements
Mettre fin au mythe de l’imprimante individuelle
L’idée qu’un collaborateur gagne en productivité grâce à une imprimante personnelle est un mythe coûteux. Chaque imprimante individuelle génère des coûts fixes : maintenance, consommables spécifiques, consommation électrique. Mutualiser les équipements autour d’imprimantes partagées, idéalement des multifonctions performantes, permet de réduire significativement ces charges sans nuire à l’efficacité des équipes.
Instaurer une politique d’impression en entreprise
La rationalisation passe aussi par des règles claires, connues et appliquées par tous. Une politique d’impression bien définie peut inclure :
- L’impression recto-verso par défaut sur tous les appareils
- L’impression en noir et blanc comme mode standard, la couleur étant réservée aux besoins spécifiques
- La mise en place d’un système d’impression sécurisée nécessitant une authentification au moment de récupérer le document
- La sensibilisation régulière des collaborateurs aux éco-gestes liés à l’impression
Ces mesures simples peuvent réduire les volumes d’impression de 20 à 30 % selon les structures, sans investissement matériel supplémentaire.
Favoriser les alternatives numériques
La dématérialisation des documents internes, des comptes rendus de réunion, des notes de service ou des formulaires administratifs constitue un levier puissant. Chaque document non imprimé est une économie nette, sans compromis sur l’accessibilité de l’information dès lors que les outils numériques sont bien déployés.
Réduire les volumes d’impression est une chose. Mais lorsque l’impression reste nécessaire, le choix des consommables joue un rôle déterminant sur la facture finale.
Choisir des consommables adaptés et économiques
Cartouches d’encre : les alternatives compatibles
Les cartouches d’encre et toners de marque constructeur sont souvent vendus à des prix très élevés. Or, les cartouches compatibles ou remanufacturées offrent des performances comparables pour un coût sensiblement inférieur, parfois réduit de moitié. Il convient toutefois de s’approvisionner auprès de fournisseurs sérieux pour garantir la qualité d’impression et éviter d’endommager les têtes d’impression.
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HP 305 Noir et Trois Couleurs, Lot de 2 Cartouches Encre OriginalesImprimantes compatibles : HP DeskJet 2710 / 2720 / 2721 / 2722 / 2723 / 2724 / 4110 / 4120 / 4122 / 4130 HP Envy 6010 / 6020 / 6022 / 6030 / 6032 / 6420 / 6422 / 6430 / 6432 Rendement : 120 pages en Noir, 100 pages en Couleur (norme ISO/CEI 24711) Cartouches d'Encre HP Authentiques : fiabilité et qualité d'impression constante Couleurs : 1 x Noir et 1 x Couleur (cyan, magenta, jaune) Les cartouches d'encre HP authentiques sont fabriquées à partir de matériaux recyclés Recyclez vos cartouches gratuitement avec le programme HP Planet Partners. Eligible Instant Ink : Le forfait d’impression qui vous fait économiser sur l’encre. Vos cartouches HP livrées chez vous sans avoir à y penser, avant de tomber à court d’encre. En plus, Instant Ink est modulable et sans engagement (voir vidéo après les infographies) -
Cartouche Encre 545 et 546 TS3350 pour Canon 545-546 545XL 546XLINFITONER 545 XL 546 XL Compatible pour Canon Imprimante Cartouches 545 et 546 XL pour Pixma TS3550 TS3450 TS3350 (Non-Original) High Page Yield: 400 pages pour PG-545XL Cartouches d'encre noir and 320 pages pour CL-546XL Cartouches d'encre Couleur Multipack (Letter / A4, at 5% coverage) Compatible Imprimantes pour Canon PG 545 CL 546 XL: Pixma TS3355 TS3350 TS3300 TS3150 Cartouches d'encre TS3140 TS3151 TS204 TS205 TS304 TS305 TS3340 TS3351 TS3352 TS3440 TS3400 TS3450 TS3451 TS3452 Cartouches d'encre Compatible Imprimantes pour Canon PG-545 CL-546 XL: Pixma TR4500 TR4540 TR4551 TR4550 TR4600 TR4640 TR4650 TR4651 Cartouches Compatible Imprimantes pour Canon PG545XL CL546XL: Pixma iP2850 MG2450 MG2550 MG2540S MG2545S MG2550S MG2551S MG2555 MG2555S MG2950 MG3040 MG3050 MG3051 MG3052 MG3053 Cartouches Emballageage Contents: 1 x PG 545 XL 545XL noir, 1 x CL 546 XL 546XL Color Encre Cartouches -
302XL Cartouches d'encre Remplacement pour Cartouche HP 302, Compatibles avec HP 302 XL Noir et Couleur pour DeskJet 3630 3632 2130 3639 Envy 4520 4525 4527 OfficeJet 3831 3833 3830 (2-Pack)Contenu de l'emballage: 2 paquets de cartouches d'encre 302XL noire et Couleur remplacement pour HP 302 (Les cartouches d'encre SUNPRINTZ 302 XL noir et Couleur ne sont pas des produits OEM mais fonctionnent bien avec les HP 302XL) Modèles compatibles: cartouche 302 XL Noir et Couleur compatible avec HP DeskJet 1110 1111 1112 2130 2131 2132 2133 2134 2136 2138 3630 3632 3634 3636 3637 3638 3639 ; Envy 4510 4511 4512 4513 4516 4517 4520 4521 4522 4523 4524 4525 4526 4527 4528 ; OfficeJet 3830 3831 3832 3833 3834 3835 4650 4652 4654 4655 4658 5220 5230 5232 5252 5255 5258 5264 Imprimante Rendement de page élevé: 750 pages pour cartouche hp 302 noir, 450 pages pour cartouche hp 302 couleur XL Compatibles avec Cartouche HP 302 (à 5% de couverture sur du papier A4) Excellente performance: Les SUNPRINTZ cartouches d'encre 302XL sont dotées des dernières puces améliorées, ce qui vous permet d'obtenir une reconnaissance efficace de l'imprimante, y compris un contenu d'impression clair et des couleurs vives Qualité d'impression fiable: Toutes les SUNPRINTZ encre 302XL pour HP 302 XL Noir et Couleur sont testées pour obtenir la qualité la plus élevée et la plus stricte, garantissant des textes clairs et nets et des images aux couleurs éclatantes, pour vous offrir une expérience différente
Le papier, un poste souvent négligé
Le choix du papier influe directement sur la qualité des impressions et sur les coûts. Un papier de grammage inadapté peut provoquer des bourrages fréquents, user prématurément les rouleaux d’entraînement et générer des impressions de mauvaise qualité nécessitant d’être relancées. Choisir un papier adapté à chaque usage — papier standard pour les documents internes, papier qualité pour les supports de communication — permet d’optimiser à la fois les coûts et la durée de vie des appareils.
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Amazon Basics Papier multi-usage A4 80g, carton de 5 ramettes de 500 feuillesLot de 5 ramettes (2500 feuilles) de papier multiusage pour une impression polyvalente de qualité supérieure Fonctionne avec les imprimantes à jet d'encre et laser, les photocopieurs et/ou les fax standards Poids : 12,5 kg (80 g/m²) - Format A4 (210 mm x 297 mm) Qualité archive sans chlore, idéal pour les grands volumes d'impression Papier certifié FSC (FSC N004130). Fabrication à partir de matériaux issus de forêts gérées de manière durable, de matériaux recyclés et/ou d’autres sources de bois contrôlées. -
Oxford Ramette de Papier Imprimante A4 Blanc Premium 500 FeuillesPapier Blanc Lisse 80g pour une impression en couleur détaillée Profitez d’une impression sans bourrage, le produit fonctionne avec les imprimantes à laser et à jet d’encre, de plus, il fonctionne avec les photocopieurs et-ou les fax standards Produit fabriqué à partir de matières premières, nos méthodes de fabrication ainsi que nos processus d'approvisionnements respectent les normes de fabrication standards. Impeccable pour une utilisation à la maison ou au bureau -
Xerox Performer - Papier multifonction Blanc 80 g/m² A4 - Carton de 5 x 500 feuillesPapier pour impression laser et jet d'encre noir & blanc Excellente fiabilité Convient pour les copies hauts volumes, reprographie et impression Grammage : 80 gm ; Format : A4
Comparer le coût à la page plutôt que le prix d’achat
L’erreur classique consiste à choisir une imprimante ou des consommables sur la base du prix d’achat initial. Le véritable indicateur de rentabilité est le coût à la page, qui intègre le prix du consommable et le nombre de pages qu’il permet d’imprimer.
| Type de cartouche | Prix moyen | Rendement (pages) | Coût à la page |
|---|---|---|---|
| Cartouche OEM standard | 25 € | 300 | 0,083 € |
| Cartouche OEM haute capacité | 38 € | 600 | 0,063 € |
| Cartouche compatible | 12 € | 400 | 0,030 € |
Une fois les consommables optimisés, il reste un dernier levier souvent sous-exploité : la maintenance des équipements, dont l’impact sur les coûts globaux est loin d’être négligeable.
Optimiser la maintenance du matériel d’impression
Prévenir plutôt que guérir
Une imprimante mal entretenue consomme davantage d’encre, produit des impressions de moins bonne qualité et tombe plus souvent en panne. La maintenance préventive — nettoyage régulier des têtes d’impression, vérification des rouleaux, mise à jour des pilotes — permet d’allonger significativement la durée de vie des appareils et de réduire les interventions techniques coûteuses.
Évaluer les contrats de maintenance
Les contrats de maintenance proposés par les constructeurs ou les revendeurs varient considérablement en termes de couverture et de coût. Avant de signer ou de renouveler un contrat, il est essentiel d’analyser :
- Le périmètre exact des interventions couvertes
- Les délais d’intervention garantis
- L’inclusion ou non des consommables dans le forfait
- Le coût annuel rapporté au volume d’impression réel
Un contrat mal calibré peut coûter plus cher qu’une gestion en régie, notamment pour les parcs de petite taille ou les appareils peu sollicités.
Former les utilisateurs pour réduire les incidents
Une part non négligeable des pannes et des dégradations résulte d’une mauvaise utilisation des appareils. Former les collaborateurs aux gestes de base — chargement correct du papier, remplacement des cartouches, signalement rapide des anomalies — réduit mécaniquement le nombre d’incidents et les coûts qui en découlent. Un utilisateur bien informé est le premier maillon d’une politique de maintenance efficace.
Maîtriser les coûts d’impression n’est pas une question de technologie de pointe, mais de méthode et de rigueur. Identifier les dépenses invisibles, auditer régulièrement le parc, mutualiser les équipements, choisir des consommables au meilleur rapport qualité-prix et entretenir correctement le matériel : ces cinq axes forment un ensemble cohérent qui peut générer des économies substantielles, souvent dès les premiers mois de mise en œuvre. Des ressources mieux gérées, c’est aussi une empreinte environnementale allégée — un bénéfice qui dépasse largement la seule dimension financière.
