Les dépenses liées à l’impression figurent parmi les postes budgétaires les plus sous-estimés des entreprises françaises. Pourtant, les chiffres parlent d’eux-mêmes : le coût d’impression peut représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une organisation, et près de 400 millions d’euros seraient gaspillés chaque année en France en impressions inutiles. Ces sommes ne tombent pas du ciel : elles résultent d’habitudes mal encadrées, d’équipements surdimensionnés et de consommables mal choisis. Voici cinq leviers concrets pour reprendre le contrôle de ces coûts souvent invisibles.
Identifier les coûts cachés de l’impression
Ce que révèlent vraiment les factures d’impression
La plupart des responsables financiers se concentrent sur le prix des cartouches et du papier. Pourtant, ces postes ne représentent qu’une partie de la réalité. Les coûts cachés de l’impression englobent une série de dépenses qui passent souvent sous le radar des tableaux de bord comptables.
- Le temps passé par les employés à gérer les pannes, installer des pilotes ou relancer des impressions bloquées
- La consommation électrique des appareils en veille ou en fonctionnement continu
- Les impressions jamais récupérées au bac de sortie
- Les coûts de stockage et d’archivage des documents imprimés
- Les interventions techniques facturées hors contrat de maintenance
Le gaspillage, premier poste invisible
Un employé imprime en moyenne 28 pages par jour, mais une étude sectorielle révèle que 20 % de ces impressions ne sont jamais lues. Ce chiffre, rapporté à l’ensemble d’une équipe sur une année, représente une dépense considérable en papier, en encre et en énergie. Le gaspillage n’est pas une fatalité : il est avant tout le symptôme d’une absence de politique d’impression clairement définie.
| Type de coût | Visibilité | Impact estimé |
|---|---|---|
| Consommables (encre, papier) | Élevée | 40 % du coût total |
| Maintenance et réparations | Moyenne | 25 % du coût total |
| Consommation électrique | Faible | 15 % du coût total |
| Temps de gestion du personnel | Très faible | 20 % du coût total |
Une fois ces coûts identifiés et cartographiés, il devient possible d’agir avec précision. Mais pour cela, encore faut-il disposer d’une vision claire de l’état réel du parc d’imprimantes en place.
Auditer votre parc d’imprimantes
Pourquoi un audit s’impose avant toute décision
Prendre des décisions d’achat ou de remplacement sans audit préalable revient à naviguer à l’aveugle. Un audit du parc d’impression permet de dresser un état des lieux précis : quels appareils sont utilisés, à quelle fréquence, par qui, et pour quel type de documents. Cette démarche est le point de départ incontournable de toute stratégie d’optimisation sérieuse.
Les étapes clés d’un audit efficace
Un audit bien conduit suit une méthodologie rigoureuse. Il ne s’agit pas d’un simple inventaire matériel, mais d’une analyse fonctionnelle et financière complète.
- Recenser tous les équipements d’impression (imprimantes individuelles, multifonctions, traceurs)
- Mesurer les volumes d’impression par appareil et par service
- Calculer le coût à la page pour chaque machine
- Identifier les appareils sous-utilisés ou en fin de vie
- Évaluer les contrats de maintenance en cours et leur pertinence
Un audit révèle souvent des surprises : des imprimantes individuelles dont le coût à la page dépasse largement celui d’un appareil partagé, ou des modèles anciens dont la consommation d’encre est deux à trois fois supérieure à celle des équipements récents.
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Canon PIXMA iX6850 Imprimante WiFi (Noire) 5 Encres - Imprimante Multifonction de Bureau Hautement Performante - Impressions A3+ de Qualité Pro - Connectivité Wi-FI-Ethernet - Imprimante Jet d’EncreIMPRIMANTE AVEC RESERVOIR D’ENCRE POUR IMPRESSION A3+ : cette imprimante couleur wifi de bureau élégante et ultracompacte offre une qualité d’impression exceptionnelle, qu’il s’agisse de documents ou de photos. C'est la solution de bureau idéale pour l'impression de feuilles de calcul Excel, de posters commerciaux et de photos grand format. CONNECTIVITÉ INTELLIGENTE : les connectivités Wi-Fi et Ethernet vous permettent de partager facilement les capacités de cette petite imprimante Canon entre plusieurs PC et d’imprimer à partir de périphériques intelligents, grâce à la prise en charge d’Apple AirPrint et de Google Cloud Print à l’aide de l’application Canon PIXMA Printing Solutions (application PRINT). IMPRESSION DE QUALITÉ SUPÉRIEURE : les 5 réservoirs d'encre individuels de cette imprimante couleur garantissent une impression nette et claire et des photos de qualité digne d'un laboratoire photo. Vous ne devrez changer que le réservoir de couleur épuisée pour continuer à profiter d'une impression efficace. IMPRESSION RAPIDE : grâce à la technologie FINE de Canon intégrée, profitez d'une impression rapide de documents A4 à 14,5 ipm en noir et blanc, 10,4 ipm en couleur et d'une impression photo sans marge de 10 x 15 cm en environ 36 secondes. RÉALISEZ DES ÉCONOMIES AVEC LES ENCRES XL : les encres XL en option permettent d’imprimer beaucoup plus de pages avec cette imprimante compacte, offrant jusqu'à 30 % d'économies par page par rapport aux encres standard, tandis que l'encre noire pigmentée XXL vous permet d'imprimer jusqu'à 1 000 pages monochromes. ACCÈS À DES CONTENUS EXCLUSIFS : bénéficiez d'un accès à une large gamme de contenus de création de qualité professionnelle pour créer et imprimer aisément des posters et des documents commerciaux grâce à CREATIVE PARK PREMIUM. -
HP OfficeJet Pro 8132e, 40Q45B, Imprimante Multifonction à Jet d'encre A4 Couleur, Recto Verso Automatique, 20 ppm, Wi-FI, 3 Mois de Forfait Instant Ink Gratuit, GriseConjuguez la commodité à domicile et la productivité du bureau avec une imprimante à jet d’encre couleur professionnelle (Télécopie incluse) Oubliez les bruits d’impression grâce au mode silencieux, optimal pour la concentration et la productivité. Vitesse d'impression jusqu'à 20 ppm (noir) et 10 ppm (couleur) Eligible Instant Ink : Le forfait d’impression qui vous fait économiser sur l’encre. Vos cartouches HP livrées chez vous sans avoir à y penser, avant de tomber à court d’encre. En plus, Instant Ink est modulable et sans engagement Boostez votre productivité avec HP Smart App : Imprimez, numérisez, copiez ou télécopiez directement depuis votre smartphone avec l’application d’impression la plus simple à utiliser Connectivité : Wifi, Ethernet, Fax, USB 2.0, AirPrint L’imprimante HP OfficeJet Pro 8132e 40Q45B est compatible avec les cartouches originales : HP 924 Noir, Cyan, Jaune et Magenta Dotée d'un système de sécurité dynamique, qui pourrait être périodiquement mis à jour par le firmware, elle est conçue pour une utilisation avec des cartouches utilisant une puce HP originale ; les cartouches utilisant une puce non HP pourraient ne pas fonctionner ou cesser de fonctionner -
EPSON WorkForce WF-3820DWF | Imprimante professionnelle 4-en-1 - Impression, Numérisation, Copie, Fax - WiFi Direct, Ethernet, 21ppm, PrecisionCore, ADF, Compacte - Idéale pour maison et bureauImpression A4 de qualité professionnelle: Conçue pour les travailleurs à domicile et les PME, cette multifonction A4 imprime, numérise et télécopie jusqu'au format A4. Dotée d'un chargeur de 35 pages, elle garantit des impressions de qualité laser grâce à la technologie PrecisionCore. Productivité accrue: Imprimez en A4 recto-verso avec des vitesses jusqu'à 21 ppm en noir et 10 ppm en couleur. L'écran tactile de 6,8 cm et l'interface intuitive rendent la navigation et l'utilisation simples et conviviales, augmentant ainsi l'efficacité. Impression rentable: Réduisez vos dépenses d'impression avec des cartouches individuelles 50 % plus efficaces que les tricolores. Disponibles en formats standard et XL, elles offrent jusqu'à 1 100 pages, un excellent rapport qualité-prix. Connectivité polyvalente: Imprimez sans fil depuis n'importe où au bureau grâce au Wi-Fi et Wi-Fi Direct. Les solutions mobiles Epson, comme Email Print et Scan-to-Cloud, facilitent le travail collaboratif et à distance. Compacte et complète: L'Epson WorkForce WF-3820DWF est un multifonction 4-en-1 compact offrant impression recto-verso, numérisation, copie et télécopie. Son design épuré et sa connectivité Ethernet en font un outil idéal pour tous les environnements professionnels.
Les outils pour mener cet audit
Des logiciels de gestion d’impression permettent de collecter automatiquement les données d’utilisation de chaque appareil connecté au réseau. Ces solutions offrent des tableaux de bord détaillés et facilitent la prise de décision. Pour les structures plus modestes, un tableur bien construit peut suffire à centraliser les informations essentielles.
L’audit pose les bases d’une rationalisation intelligente. Une fois les données en main, il est temps de revoir l’organisation même des équipements pour en tirer le meilleur parti.
Rationaliser l’utilisation des équipements
Mettre fin au mythe de l’imprimante individuelle
L’idée qu’un collaborateur gagne en productivité grâce à une imprimante personnelle est un mythe coûteux. Chaque imprimante individuelle génère des coûts fixes : maintenance, consommables spécifiques, consommation électrique. Mutualiser les équipements autour d’imprimantes partagées, idéalement des multifonctions performantes, permet de réduire significativement ces charges sans nuire à l’efficacité des équipes.
Instaurer une politique d’impression en entreprise
La rationalisation passe aussi par des règles claires, connues et appliquées par tous. Une politique d’impression bien définie peut inclure :
- L’impression recto-verso par défaut sur tous les appareils
- L’impression en noir et blanc comme mode standard, la couleur étant réservée aux besoins spécifiques
- La mise en place d’un système d’impression sécurisée nécessitant une authentification au moment de récupérer le document
- La sensibilisation régulière des collaborateurs aux éco-gestes liés à l’impression
Ces mesures simples peuvent réduire les volumes d’impression de 20 à 30 % selon les structures, sans investissement matériel supplémentaire.
Favoriser les alternatives numériques
La dématérialisation des documents internes, des comptes rendus de réunion, des notes de service ou des formulaires administratifs constitue un levier puissant. Chaque document non imprimé est une économie nette, sans compromis sur l’accessibilité de l’information dès lors que les outils numériques sont bien déployés.
Réduire les volumes d’impression est une chose. Mais lorsque l’impression reste nécessaire, le choix des consommables joue un rôle déterminant sur la facture finale.
Choisir des consommables adaptés et économiques
Cartouches d’encre : les alternatives compatibles
Les cartouches d’encre et toners de marque constructeur sont souvent vendus à des prix très élevés. Or, les cartouches compatibles ou remanufacturées offrent des performances comparables pour un coût sensiblement inférieur, parfois réduit de moitié. Il convient toutefois de s’approvisionner auprès de fournisseurs sérieux pour garantir la qualité d’impression et éviter d’endommager les têtes d’impression.
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545 et 546 Cartouche Encre Compatible pour Canon 545-546 Cartouches d'encre PG-545 CL-546 XL pour Canon Pixma TS3550 TS3450 TS3350 TS3150 TS3451 TS3150 Imprimantes PG-545XL CL-546XL (Noir Couleur)INFITONER 545 XL 546 XL Compatible pour Canon Imprimante Cartouches 545 et 546 XL pour Pixma TS3550 TS3450 TS3350 (Non-Original) High Page Yield: 350 pages pour PG-545XL Cartouches d'encre noir and 320 pages pour CL-546XL Cartouches d'encre Couleur Multipack (Letter / A4, at 5% coverage) Compatible Imprimantes: Pixma TS3355 TS3350 TS3300 TS3150 Cartouches d'encre TS3140 TS3151 TS204 TS205 TS304 TS305 TS3340 TS3351 TS3352 TS3440 TS3400 TS3450 TS3451 TS3452 Cartouches d'encre Compatible Imprimantes: Pixma TR4500 TR4540 TR4551 TR4550 TR4600 TR4640 TR4650 TR4651 Cartouches Compatible Imprimantes: Pixma iP2850 MG2450 MG2550 MG2540S MG2545S MG2550S MG2551S MG2555 MG2555S MG2950 MG3040 MG3050 MG3051 MG3052 MG3053 Cartouches Emballageage Contents: 1 x PG 545 XL 545XL noir, 1 x CL 546 XL 546XL Color Encre Cartouches -
302 302XL Cartouche d'encre Compatible pour HP 302 XL Cartouche Noir et Couleur pour HP Deskjet 3639 3630 3636 Envy 4525 4520 4510 Officejet 3831 5230 3830 5220 3833 Imprimante (2Pack Noir Tri-Colore)INFITONER 302 XL Compatible pour HP 302XL 302 Cartouche pour Deskjet 3639 Cartouche Imprimante (avec puce, non originale) Compatible Imprimante pour Envy Série: Envy 4525 4520 4510 4511 4512 4513 4516 4517 4521 4522 4523 4524 4526 4527 4528 Série Cartouche Imprimante Compatible Imprimante pour Deskjet Série: Deskjet 3630 3639 3636 1110 1111 1112 1115 2130 2131 2132 2133 2134 2135 2136 2138 3632 3634 3635 3637 3638 2100 3631 3633 Série Cartouches Compatible Imprimante pour Officejet Serie: Officejet 3831 5230 3830 5220 3833 3832 3834 4650 4651 4652 4654 4655 4656 4657 4658 5252 5255 5258 5264 3835 3836 3838 5232 5233 5234 Série Cartouches Rendement de page: environ 750 pages 302 XL 302XL Noir, environ 450 pages 302 XL 302XL Couleur (Lettre / A4, avec 5% de couverture) Couleur: 1 x Noir 302XL 302 XL, 1 x Couleur 302XL 302 XL Cartouches Omprimantes Multipack -
Skydo PG-540XL CL-541XL Remplacement pour Canon 540XL et 541XL Compatible pour Cartouche Canon 540 541 540XL Compatibles pour MG3650 MG3550 MG4250 MG3650S MG3600 MX475 MG2150 MG3150Nom de l'article : Cartouches d'imprimante multipack haute capacité 540XL et 541XL compatibles avec le multipack Canon 540 et 541. (Il ne s'agit pas des cartouches Canon PG-540 XL et CL-541 XL d'origine). Parfaitement compatibles : les cartouches d'encre PG-540XL CL-541XL sont compatibles avec les imprimantes Canon Pixma TS5100, TS5150, TS5151, TS5140, MG3650, MG3600, MG3100, MG3150, MG3200, MG3250, MG3255, MG3500, MG3550, MG4250, MG4100, MG4150, MG4200, MG2100, MG2150, MG2200, MG2250, MX475, MX375, MX374, MX395, MX435, MX515, MX525, MX535, MX455 et GM2050. Rendement élevé : 660 pages par cartouche d'encre noire 540XL, 500 pages par cartouche d'encre couleur 541XL (avec une couverture de 5 % sur papier A4). Contenu du coffret : Lot de 2 cartouches reconditionnées 540XL et 541XL pour imprimante Canon Pixma TS5100 (1 PG-540XL noir, 1 CL-541XL couleur). Qualité constante : Des impressions éclatantes sont le fruit du temps et de l'argent investis dans la production, la recherche et le développement.
Le papier, un poste souvent négligé
Le choix du papier influe directement sur la qualité des impressions et sur les coûts. Un papier de grammage inadapté peut provoquer des bourrages fréquents, user prématurément les rouleaux d’entraînement et générer des impressions de mauvaise qualité nécessitant d’être relancées. Choisir un papier adapté à chaque usage — papier standard pour les documents internes, papier qualité pour les supports de communication — permet d’optimiser à la fois les coûts et la durée de vie des appareils.
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Amazon Basics Papier multi-usage A4 80g, carton de 5 ramettes de 500 feuillesLot de 5 ramettes (2500 feuilles) de papier multiusage pour une impression polyvalente de qualité supérieure Fonctionne avec les imprimantes à jet d'encre et laser, les photocopieurs et/ou les fax standards Poids : 12,5 kg (80 g/m²) - Format A4 (210 mm x 297 mm) Qualité archive sans chlore, idéal pour les grands volumes d'impression Papier certifié FSC (FSC N004130). Fabrication à partir de matériaux issus de forêts gérées de manière durable, de matériaux recyclés et/ou d’autres sources de bois contrôlées. -
HP Home and Office - Papier Multifonction Blanc 80 g/m² A4 - Carton de 5 x 500 FeuillesImpression recto-verso. Compatible avec Deskjet 2050 J510, 3050 J610; Envy 100 D410, 11X D411; LaserJet Enterprise 600 M601, 600 M602; LaserJet Pro 400 M401; Officejet 4500, 4500 G510, 6500, 6500 E709, 6500A E710, 7500A E910; Officejet Pro 8100, 8500; Photosmart 55XX B111, 65XX B211, 7510 C311 Blancheur optimale pour les impressions de haut contraste Technologie colorlok pour une impression homogène et fiable Ouverture facile des ramettes Grammage: 80 g/m²; format: A4 -
OXFORD, Papier multiusage A4,80gsm, 500 feuilles, blancPapier Blanc Lisse 80g pour une impression en couleur détaillée Profitez d’une impression sans bourrage, le produit fonctionne avec les imprimantes à laser et à jet d’encre, de plus, il fonctionne avec les photocopieurs et-ou les fax standards Produit respectueux de habitate, approvisionnement en matières premières, nos méthodes de fabrication ainsi que nos processus d’approvisionnements sont approuvé par l’écolabel Européen dans le but de vous assurer que vous prenez la bonne décision en choisissant papier Impeccable pour une utilisation à la maison ou au bureau
Comparer le coût à la page plutôt que le prix d’achat
L’erreur classique consiste à choisir une imprimante ou des consommables sur la base du prix d’achat initial. Le véritable indicateur de rentabilité est le coût à la page, qui intègre le prix du consommable et le nombre de pages qu’il permet d’imprimer.
| Type de cartouche | Prix moyen | Rendement (pages) | Coût à la page |
|---|---|---|---|
| Cartouche OEM standard | 25 € | 300 | 0,083 € |
| Cartouche OEM haute capacité | 38 € | 600 | 0,063 € |
| Cartouche compatible | 12 € | 400 | 0,030 € |
Une fois les consommables optimisés, il reste un dernier levier souvent sous-exploité : la maintenance des équipements, dont l’impact sur les coûts globaux est loin d’être négligeable.
Optimiser la maintenance du matériel d’impression
Prévenir plutôt que guérir
Une imprimante mal entretenue consomme davantage d’encre, produit des impressions de moins bonne qualité et tombe plus souvent en panne. La maintenance préventive — nettoyage régulier des têtes d’impression, vérification des rouleaux, mise à jour des pilotes — permet d’allonger significativement la durée de vie des appareils et de réduire les interventions techniques coûteuses.
Évaluer les contrats de maintenance
Les contrats de maintenance proposés par les constructeurs ou les revendeurs varient considérablement en termes de couverture et de coût. Avant de signer ou de renouveler un contrat, il est essentiel d’analyser :
- Le périmètre exact des interventions couvertes
- Les délais d’intervention garantis
- L’inclusion ou non des consommables dans le forfait
- Le coût annuel rapporté au volume d’impression réel
Un contrat mal calibré peut coûter plus cher qu’une gestion en régie, notamment pour les parcs de petite taille ou les appareils peu sollicités.
Former les utilisateurs pour réduire les incidents
Une part non négligeable des pannes et des dégradations résulte d’une mauvaise utilisation des appareils. Former les collaborateurs aux gestes de base — chargement correct du papier, remplacement des cartouches, signalement rapide des anomalies — réduit mécaniquement le nombre d’incidents et les coûts qui en découlent. Un utilisateur bien informé est le premier maillon d’une politique de maintenance efficace.
Maîtriser les coûts d’impression n’est pas une question de technologie de pointe, mais de méthode et de rigueur. Identifier les dépenses invisibles, auditer régulièrement le parc, mutualiser les équipements, choisir des consommables au meilleur rapport qualité-prix et entretenir correctement le matériel : ces cinq axes forment un ensemble cohérent qui peut générer des économies substantielles, souvent dès les premiers mois de mise en œuvre. Des ressources mieux gérées, c’est aussi une empreinte environnementale allégée — un bénéfice qui dépasse largement la seule dimension financière.
